Η διαχείριση ταμείων στο Eris Retail αποτελεί βασικό μέρος της καθημερινής λειτουργίας του καταστήματος, καθώς επιτρέπει την οργάνωση της βάρδιας, την παρακολούθηση των εισπράξεων και πληρωμών, καθώς και τον έλεγχο της συμφωνίας του φυσικού ταμείου με τα ποσά που έχουν καταχωρηθεί στο σύστημα. Μέσα από τις διαθέσιμες λειτουργίες, ο χρήστης μπορεί να ανοίγει το ταμείο του στην αρχή της βάρδιας, να παρακολουθεί τις κινήσεις που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια της ημέρας, να καταχωρεί αναλήψεις ή καταθέσεις και, τέλος, να προχωρά στο κλείσιμο του ταμείου με πλήρη εικόνα των παραστατικών και των τρόπων πληρωμής.
Το παρόν κείμενο παρουσιάζει συνοπτικά αλλά οργανωμένα τη διαδικασία ανοίγματος, παρακολούθησης και κλεισίματος ταμείου, καθώς και τις βασικές ρυθμίσεις που μπορούν να οριστούν από το Business Evolution για τη λειτουργία των ταμείων στο Eris Retail.
¶ Άνοιγμα ταμείου
Το άνοιγμα ταμείου είναι η πρώτη ενέργεια που πρέπει να πραγματοποιείται με την εκκίνηση της εφαρμογής και την έναρξη της βάρδιας. Κατά το άνοιγμα, ο χρήστης δηλώνει το αρχικό ποσό του ταμείου, δηλαδή το ποσό μετρητών με το οποίο ξεκινά η βάρδιά του. Το ποσό αυτό αντιστοιχεί συνήθως στο «ψιλό» που απαιτείται για την εξυπηρέτηση των συναλλαγών κατά τη διάρκεια της ημέρας.
Η σωστή καταχώριση του αρχικού ποσού είναι σημαντική, επειδή αποτελεί τη βάση για τη μεταγενέστερη συμφωνία του ταμείου κατά το κλείσιμο. Με τον τρόπο αυτό, το σύστημα μπορεί να εμφανίσει με μεγαλύτερη ακρίβεια τη συνολική εικόνα των μετρητών που θα πρέπει να βρίσκονται στο ταμείο στο τέλος της βάρδιας.
¶ Στοιχεία ταμείου και έλεγχος κινήσεων
Κατά τη διάρκεια της λειτουργίας του ταμείου, ο χρήστης μπορεί να μεταβαίνει στο μενού «Στοιχεία ταμείου» για να έχει εικόνα της κατάστασης του ταμείου του. Από εκεί παρέχεται η δυνατότητα εμφάνισης των σχετικών στοιχείων, ώστε να παρακολουθούνται αναλυτικά οι εισαγωγές και οι εξαγωγές χρημάτων.
Ο έλεγχος αυτός είναι προαιρετικός, όμως είναι ιδιαίτερα χρήσιμος πριν από το τελικό κλείσιμο, καθώς επιτρέπει στον χρήστη να επιβεβαιώσει ότι οι εισπράξεις, οι πληρωμές και οι λοιπές κινήσεις έχουν καταχωρηθεί σωστά.
¶ Ανάληψη – Κατάθεση – Αλλαγή Ταμείου
Η λειτουργία «Ανάληψη – Κατάθεση – Αλλαγή Ταμείου» δίνει στον χρήστη τη δυνατότητα να καταχωρεί πρόσθετες κινήσεις που πραγματοποιούνται στο ταμείο και δεν προέρχονται άμεσα από μία πώληση. Μέσα από τη σχετική επιλογή, μπορεί να εισαχθεί ένα ποσό στο ταμείο ή να αφαιρεθεί ένα ποσό από αυτό, συνοδευόμενο από την κατάλληλη αιτιολογία.
Η επιλογή αυτή είναι χρήσιμη σε περιπτώσεις όπως η προσθήκη χρημάτων για κάλυψη αναγκών ρέστων, η απομάκρυνση ποσού για λόγους ασφαλείας ή η καταγραφή άλλων εσωτερικών κινήσεων του ταμείου. Παράλληλα, παρέχεται δυνατότητα επεξεργασίας μιας ήδη καταχωρημένης κίνησης μέσω της επιλογής «Αλλαγή», καθώς και δυνατότητα διαγραφής μιας κίνησης μέσω της επιλογής «Διαγραφή».
Επιπλέον, από το ίδιο σημείο ο χρήστης μπορεί να τροποποιήσει το αρχικό ποσό έναρξης του ταμείου, εφόσον αυτό κρίνεται απαραίτητο. Η δυνατότητα αυτή πρέπει να χρησιμοποιείται με προσοχή, ώστε να διατηρείται η σωστή εικόνα του ταμείου και η ακρίβεια των στοιχείων που θα χρησιμοποιηθούν στο τελικό κλείσιμο.
¶ Κλείσιμο ταμείου
Στο τέλος της βάρδιας ή της ημέρας, ο χρήστης προχωρά στο κλείσιμο του ταμείου, με σκοπό να συμφωνηθούν τα ποσά που εμφανίζει το σύστημα με το φυσικό περιεχόμενο του ταμείου. Η διαδικασία πραγματοποιείται από το μενού «Στοιχεία ταμείου», επιλέγοντας «Κλείσιμο ταμείου».
Στη φόρμα κλεισίματος εμφανίζονται ο χρήστης του ταμείου και το αρχικό ποσό με το οποίο είχε γίνει το άνοιγμα. Παράλληλα, δίνεται η δυνατότητα καταγραφής της ποσότητας των κερμάτων και των χαρτονομισμάτων, ώστε να σχηματιστεί με ακρίβεια το σύνολο μετρητών που διαθέτει ο χρήστης τη στιγμή του κλεισίματος.
Κατά τη διαδικασία αυτή, ο χρήστης μπορεί να αποθηκεύσει προσωρινά την καταγραφή του ταμείου μέσω της επιλογής «Προσωρινή αποθήκευση», εφόσον δεν είναι ακόμη έτοιμος να ολοκληρώσει το κλείσιμο. Όταν ολοκληρωθεί η καταμέτρηση και επιβεβαιωθούν τα ποσά, επιλέγεται το «Κλείσιμο ταμείου» για την οριστική ολοκλήρωση της διαδικασίας.
Στην αναλυτική αναφορά του κλεισίματος παρουσιάζεται η ανάλυση των παραστατικών πωλήσεων, δηλαδή οι σειρές που έχουν εκδοθεί και οι αντίστοιχες αξίες τους. Παρουσιάζεται επίσης η ανάλυση του ΦΠΑ, η αναφορά του συστήματος με βάση τον τρόπο καταχώρισης των ποσών, όπως κάρτα ή μετρητά, η αναφορά του χρήστη, καθώς και η ανάλυση των παραδοτέων μετρητών.
¶ Προϋποθέσεις και χρήσιμες επισημάνσεις
Για να μπορέσει να ολοκληρωθεί το κλείσιμο, δεν θα πρέπει να υπάρχουν εκκρεμείς εγγραφές στη λίστα πώλησης. Σε αντίθετη περίπτωση, το σύστημα εμφανίζει σχετικό μήνυμα σφάλματος και η διαδικασία δεν μπορεί να προχωρήσει μέχρι να τακτοποιηθούν οι εκκρεμότητες.
Το κλείσιμο ταμείου δεν είναι απαραίτητο για τη βασική λειτουργία του προγράμματος, εκτός εάν η επιχείρηση το χρησιμοποιεί για λόγους εσωτερικού ελέγχου. Παρ’ όλα αυτά, αποτελεί ιδιαίτερα χρήσιμη διαδικασία για επιχειρήσεις που θέλουν καθημερινή συμφωνία και καλύτερη παρακολούθηση των ταμειακών τους ροών.
Σε περιβάλλον με πολλαπλά ταμεία, κάθε ταμείο λειτουργεί αυτόνομα, με τη δική του έναρξη και λήξη βάρδιας. Έτσι, είναι δυνατή η ανεξάρτητη διαχείριση κάθε θέσης εργασίας, χωρίς να επηρεάζεται η λειτουργία των υπολοίπων ταμείων.
¶ Αναφορές και έκδοση Ζ
Στο πλαίσιο του ελέγχου της ημερήσιας δραστηριότητας, το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα εκτύπωσης. Η αναφορά συνόλων προσφέρει μια συνολική εικόνα των πωλήσεων και των εισπράξεων.
Η έκδοση Ζ πραγματοποιείται από την ταμειακή μηχανή ή από τον φορολογικό μηχανισμό, όπου αυτό απαιτείται. Στην περίπτωση λειτουργίας με Πάροχο, δεν υπάρχει υποχρέωση έκδοσης Ζ, καθώς τα παραστατικά διαβιβάζονται αυτόματα μέσω της αντίστοιχης διαδικασίας.
¶ Ενεργοποίηση λειτουργίας ταμείων και ρυθμίσεις χρηστών
Η λειτουργία των ταμείων ενεργοποιείται από το πρόγραμμα Business Evolution. Η σχετική παραμετροποίηση γίνεται από τη διαδρομή «Παράμετροι → Παράμετροι Eris → Ρυθμίσεις Χρηστών». Από το σημείο αυτό μπορεί να οριστεί ο τρόπος με τον οποίο θα εμφανίζεται η ανάλυση ταμείου για κάθε χρήστη.
Πιο συγκεκριμένα, μπορεί να καθοριστεί αν ένας χρήστης θα έχει δικαίωμα να βλέπει πλήρη ανάλυση ταμείου, καθώς και αν θα μπορεί να προβάλλει την ανάλυση που αφορά και άλλους χρήστες. Οι ρυθμίσεις αυτές είναι σημαντικές, επειδή επιτρέπουν στην επιχείρηση να προσαρμόζει την ορατότητα των πληροφοριών ανάλογα με τον ρόλο και τις αρμοδιότητες του κάθε χρήστη.
Στην περίπτωση όπου είναι επιλεγμένη η ρύθμιση «Όλα τα ταμεία», το πρόγραμμα ανοίγει χωρίς να είναι υποχρεωτικό να γίνει άμεσα άνοιγμα ταμείου. Εφόσον ο χρήστης θελήσει να ανοίξει ταμείο, μπορεί να μεταβεί στο μενού «Στοιχεία Ταμείου» και να επιλέξει την αντίστοιχη ενέργεια για το άνοιγμα.
¶ Συμπέρασμα
Η διαχείριση ταμείων στο Eris Retail καλύπτει ολόκληρο τον κύκλο λειτουργίας μιας βάρδιας, από το άνοιγμα του ταμείου μέχρι το τελικό κλείσιμο και την έκδοση των σχετικών αναφορών. Παράλληλα, προσφέρει εργαλεία για την καταχώριση ενδιάμεσων κινήσεων, για τον έλεγχο της κατάστασης του ταμείου και για την ορθή παραμετροποίηση των δικαιωμάτων μέσω του Business Evolution. Με τη σωστή χρήση των λειτουργιών αυτών, η επιχείρηση μπορεί να διατηρεί καλύτερο έλεγχο της ταμειακής της εικόνας και να οργανώνει με μεγαλύτερη αξιοπιστία την καθημερινή της λειτουργία.