Μέσα από το περιβάλλον του ERIS Retail υπάρχει η δυνατότητα καταχώρησης νέου συναλλασσόμενου ή επεξεργασίας υπάρχοντος. Η λειτουργία αυτή χρησιμοποιείται τόσο για πελάτες όσο και για προμηθευτές, ώστε να ενημερώνονται σωστά τα στοιχεία τους στο σύστημα και να είναι διαθέσιμα στις καθημερινές συναλλαγές.
Ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει μία νέα εγγραφή, να συμπληρώσει τα βασικά στοιχεία επικοινωνίας και φορολογικά στοιχεία, να αντλήσει πληροφορίες μέσω Taxis όταν πρόκειται για επαγγελματικό Α.Φ.Μ., καθώς και να αναζητήσει και να τροποποιήσει ήδη καταχωρημένους συναλλασσόμενους.
¶ Πρόσβαση στη λειτουργία
Η καταχώρηση συναλλασσόμενου γίνεται από την επιλογή «Καταχώρ. Πελάτη» που βρίσκεται στο κάτω μενού του παραθύρου.
Με την επιλογή αυτή ανοίγει η φόρμα εισαγωγής, μέσα από την οποία ο χρήστης μπορεί να καταχωρήσει όλα τα απαραίτητα στοιχεία.
¶ Καταχώρηση νέου συναλλασσόμενου
Στη φόρμα καταχώρησης εμφανίζονται διαθέσιμα πεδία για την εισαγωγή των στοιχείων του συναλλασσόμενου. Ενδεικτικά, ο χρήστης μπορεί να συμπληρώσει στοιχεία όπως:
- Προσωρινό ή προτεινόμενο κωδικό
- Επωνυμία
- Επώνυμο και όνομα
- Επάγγελμα
- Περιγραφή εργασίας
- Δ.Ο.Υ.
- Α.Φ.Μ.
- Διεύθυνση και αριθμό
- Τ.Κ. και πόλη
- Τηλέφωνο και κινητό
- Σχόλια
- Μήνυμα Retail
- Κατηγορία ΦΠΑ
- Κατηγορία
- Τιμολογιακή κατηγορία
Αφού συμπληρωθούν τα απαιτούμενα στοιχεία, η εγγραφή αποθηκεύεται με το κουμπί «Αποθήκευση [F2]».
¶ Επιλογή τύπου συναλλασσόμενου
Στο επάνω μέρος της φόρμας υπάρχει δυνατότητα επιλογής του τύπου συναλλασσόμενου.
Ο χρήστης μπορεί να δηλώσει αν η εγγραφή αφορά:
- Πελάτη
- Προμηθευτή
Σε περίπτωση που ο συναλλασσόμενος είναι προμηθευτής, ενεργοποιείται η αντίστοιχη επιλογή «Προμηθευτής» πριν από την αποθήκευση της εγγραφής.
¶ Ανάκτηση στοιχείων μέσω Taxis
Όταν πρόκειται για επαγγελματικό Α.Φ.Μ., το σύστημα δίνει τη δυνατότητα αυτόματης ανάκτησης στοιχείων μέσω Taxis.
Η διαδικασία είναι η εξής:
- Συμπληρώνουμε το Α.Φ.Μ. στο σχετικό πεδίο.
- Πατάμε το κουμπί «Taxis».
- Το σύστημα ανακτά τα διαθέσιμα στοιχεία και τα συμπληρώνει αυτόματα στη φόρμα.
Η λειτουργία αυτή βοηθά στη γρηγορότερη και πιο αξιόπιστη καταχώρηση των στοιχείων του συναλλασσόμενου.
¶ Συμμετοχή σε πόντους
Αν στο σύστημα χρησιμοποιείται λειτουργία πόντων πελατών, υπάρχει η δυνατότητα εξαίρεσης συγκεκριμένου συναλλασσόμενου από τη διαδικασία συγκέντρωσης πόντων.
Σε αυτή την περίπτωση ενεργοποιούμε την επιλογή:
«Δεν συμμετέχει σε πόντους»
Η ρύθμιση αυτή χρησιμοποιείται όταν, για επιχειρησιακούς λόγους, δεν θέλουμε ο συγκεκριμένος συναλλασσόμενος να λαμβάνει ή να συμμετέχει σε υπολογισμό πόντων.
¶ Επεξεργασία υπάρχοντος συναλλασσόμενου
Για να επεξεργαστούμε μία ήδη υπάρχουσα εγγραφή, χρησιμοποιούμε την επιλογή:
«Επιλογή πελάτη για αλλαγή»
Με την επιλογή αυτή ανοίγει παράθυρο αναζήτησης, στο οποίο εμφανίζεται λίστα συναλλασσομένων. Ο χρήστης μπορεί να αναζητήσει τον επιθυμητό πελάτη και να τον επιλέξει από τη λίστα.
Στη συνέχεια:
- Επιλέγουμε τον συναλλασσόμενο από το παράθυρο αναζήτησης.
- Η εγγραφή φορτώνεται στη φόρμα καταχώρησης.
- Πραγματοποιούμε τις απαραίτητες αλλαγές στα στοιχεία.
- Πατάμε «Αποθήκευση» για να ενημερωθεί η εγγραφή.
¶ Χρήσιμες επισημάνσεις
Η φόρμα καταχώρησης/επεξεργασίας συναλλασσόμενου συγκεντρώνει όλα τα βασικά εμπορικά και φορολογικά στοιχεία σε ένα σημείο, ώστε η διαχείριση να γίνεται εύκολα και γρήγορα.
Ιδιαίτερα χρήσιμες δυνατότητες της λειτουργίας είναι:
- η επιλογή μεταξύ πελάτη και προμηθευτή,
- η αυτόματη άντληση στοιχείων από το Taxis,
- η εξαίρεση από το σύστημα πόντων,
- και η εύκολη αναζήτηση για μεταβολή υπάρχουσας εγγραφής.
¶ Συμπέρασμα
Η λειτουργία Καταχώρησης / Επεξεργασίας Συναλλασσόμενου στο ERIS Retail επιτρέπει την οργανωμένη διαχείριση των στοιχείων πελατών και προμηθευτών. Μέσα από μία ενιαία φόρμα, ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει νέες εγγραφές, να ενημερώσει υπάρχουσες και να αξιοποιήσει αυτοματισμούς όπως η ανάκτηση στοιχείων από το Taxis, βελτιώνοντας την ταχύτητα και την ακρίβεια της καταχώρησης.