¶ Άνοιγμα περιόδων χρήσης (νέο έτος) στο Business Evolution
Για να μπορέσει ένας πελάτης να εκδώσει παραστατικά στο νέο έτος, πρέπει να τηρούνται και τα 3 παρακάτω:
- Το πρόγραμμα να βρίσκεται εντός της περιόδου χρήσης (ημερομηνία “έως”).
- Να υπάρχει ανοιχτή χρήση/περίοδος για το νέο έτος (δημιουργία έτους και περιόδων).
- Να έχουν ενημερωθεί οι τελευταίοι αριθμοί των σειρών παραστατικών (ώστε οι αριθμήσεις να συνεχίσουν σωστά).
Παρακάτω περιγράφονται τα βήματα αναλυτικά.
¶ 1) Ενημέρωση “Περιόδου Χρήσης”
¶ Γενικές Παράμετροι:
Μεταβαίνουμε στο μενού Παράμετροι → Γενικές παράμετροι. Στο πλαίσιο Περίοδος Χρήσης, αλλάζουμε την ημερομηνία έως σε 31/12/2026 (ή στο τέλος του νέου έτους που θέλουμε να δουλέψει ο πελάτης).
¶ Παράμετροι Χρήστη
Υπάρχει περίπτωση να έχει οριστεί περίοδος χρήσης και στις ρυθμίσεις του χρήστη. Οπότε σε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να πάμε στους χρήστες που τους έχει οριστεί περίοδος χρήσης και να κάνουμε και εκεί την σχετική αλλαγή.
¶ 2) Έλεγχος/Δημιουργία νέου έτους στις “Χρήσεις – Περίοδοι”
Μεταβαίνουμε στο μενού Παράμετροι → Χρήσεις – Περίοδοι.
Στην αριστερή λίστα εμφανίζονται τα έτη. Εκεί ελέγχουμε αν υπάρχει ήδη το νέο έτος (π.χ. Έτος 2026).
¶ Περίπτωση Α: Το νέο έτος υπάρχει ήδη
Αν το έτος υπάρχει, το επιλέγουμε και κάνουμε μια απλή ενημέρωση: Πατάμε Μεταβολή και μετά Πατάμε Αποθήκευση.
Με αυτή την ενέργεια γίνεται αυτόματα και η μαζική ενημέρωση των τελευταίων αριθμήσεων των σειρών.
¶ Περίπτωση Β: Το νέο έτος δεν υπάρχει
Αν το έτος δεν υπάρχει, το δημιουργούμε:
- Πατάμε Εισαγωγή
- Συμπληρώνουμε την περιγραφή (π.χ. Έτος 2026)
- Δημιουργούμε τις περιόδους (συνήθως με την αυτόματη δημιουργία εισαγωγή περιόδων όπου υπάρχει)
- Πατάμε Αποθήκευση
Κατά το άνοιγμα της νέας χρήσης, συνήθως δημιουργούνται αυτόματα οι μήνες (Ιανουάριος–Δεκέμβριος). Εδώ χρειάζεται προσοχή, γιατί ορισμένες επιχειρήσεις μπορεί να μην δουλεύουν με μηνιαίες περιόδους, αλλά με εξάμηνα ή άλλη δομή. Για να αποφύγουμε λάθος άνοιγμα, ελέγχουμε πώς είναι στημένη η περσινή χρήση (π.χ. 2025) και επιβεβαιώνουμε ότι η νέα χρήση (π.χ. 2026) ακολουθεί την ίδια λογική.
¶ Έλεγχος
Μετά την επιλογή του νέου έτους και την ενέργεια Μεταβολή → Αποθήκευση, το πρόγραμμα ενημερώνει αυτόματα τις τελευταίες αριθμήσεις, ώστε οι σειρές να συνεχίσουν σωστά στο νέο έτος.
Παρόλα αυτά, συνιστάται ένας γρήγορος έλεγχος ότι οι αριθμοί είναι σωστοί και μπορεί να τημολογήσει ο πελάτης.
Αν ο πελάτης δεν μπορεί να τιμολογήσει στο νέο έτος, ελέγχουμε κατά σειρά:
- Στις Γενικές Παραμέτρους η περίοδος χρήσης να “πιάνει” το νέο έτος (έως 31/12/2026).
- Στις Χρήσεις–Περίοδοι να υπάρχει το νέο έτος και να είναι σωστά οι περίοδοι.
- Να έχει γίνει Μεταβολή → Αποθήκευση στο νέο έτος για ενημέρωση των τελευταίων αριθμών.
¶ Αλλαγή τρόπου αρίθμησης σειρών (μηδενισμός στο νέο έτος)
Σε ορισμένες περιπτώσεις ο πελάτης μπορεί να ζητήσει συγκεκριμένες σειρές να μηδενίζουν κάθε νέο έτος (να ξεκινούν δηλαδή από 0), αντί να συνεχίζουν αρίθμηση.
Πριν γίνει οποιαδήποτε αλλαγή, χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή στα παρακάτω:
-
Αν μια σειρά μηδένιζε διαχρονικά κάθε χρόνο, δεν είναι σωστό να την κάνουμε συνεχόμενη εκ των υστέρων. Η λογική της σειράς πρέπει να παραμείνει ίδια.
-
Αν υπάρχει “Ενιαία” σειρά (δηλαδή σειρές που συνδέονται/λειτουργούν ως ενιαίο σύνολο), τότε όλη η ενιαία πρέπει να ακολουθεί τον ίδιο τρόπο αρίθμησης. Δεν γίνεται μία να μηδενίζει και η άλλη να είναι συνεχόμενη.
-
Αν πρόκειται για συνεχόμενη σειρά και ο πελάτης θέλει να τη μηδενίσουμε, αυτό μπορεί να γίνει, όμως πρέπει να ενημερωθεί ότι μελλοντικά δεν θα μπορεί να αλλάξει ο τρόπος λειτουργίας της.
¶ Διαδικασία μηδενισμού αρίθμησης σειράς
Για να αλλάξουμε την αρίθμηση μιας σειράς:
- Μεταβαίνουμε στο μενού Σειρές Παραστατικών Πωλήσεων.
- Εντοπίζουμε τη σειρά που μας ενδιαφέρει και πατάμε Μεταβολή.
- Στο πεδίο Τελ. Αρίθμ. θέτουμε τιμή 0.
- Αποεπιλέγουμε το πεδίο Συνεχόμενη.
- Πατάμε Αποθήκευση.
- Τέλος, εκτελούμε Ενημέρωση Τελευταίων Αριθμών από τη σχετική επιλογή.
Σημαντική επισήμανση: Οι παραπάνω ενέργειες επηρεάζουν άμεσα την αρίθμηση παραστατικών. Για τον λόγο αυτό, αν δεν υπάρχει η απαραίτητη γνώση/εμπειρία, η διαδικασία πρέπει να γίνεται με καθοδήγηση τεχνικού.
Έλεγχος μετά την αλλαγή: Μετά την ολοκλήρωση των ενεργειών, πραγματοποιούμε δοκιμαστική τιμολόγηση, ώστε να επιβεβαιώσουμε ότι η σειρά όντως μηδενίζει και αριθμεί όπως ζητήθηκε στο νέο έτος.