Μέσα από το πρόγραμμα Business Evolution έχουμε την δυνατότητα αποστολής παραστατικών μέσω email. Η αποστολή μπορεί να γίνει είτε από ένα γενικό email είτε και από διαφορετικά email για κάθε χρήστη του προγράμματος.
¶ Ρυθμίσεις Αποστολής Email
Το πρώτο βήμα είναι να ρυθμίσουμε στο μενού Παράμετροι -> Γενικές Παράμετροι το email.
Στις ρυθμίσεις αποστολής email βάζουμε:
- Όνομα server: Βάζουμε το smtp του server για gmail είναι smtp.gmail.com.
- Θύρα: Για gmail είναι η 465.
- **Όνομα Χρήστη: ** Το email από το οποίο θα στέλνουμε.
- Ορισμός Κωδικού: Βάζουμε τον ειδικό κωδικό για άλλες εφαρμογές που πρέπει να τον δημιουργήσουμε μέσα από το gmail. Παρόμοια είναι και η διαδικασία και στις άλλες υπηρεσείες email.
- Άλλες ρυθμίσεις CDO.Message: Στο Πεδίο βάζουμε το παρακάτω
και στην τιμή βάζουμεhttp://schemas.microsoft.com/cdo/configuration/smtpusessltrue. - HTML: Εαν θέλουμε στο email template να προσθέσουμε html κώδικα θα πρέπει να έχουμε επιλεγμένο και αυτό το πεδίο.
- Πεδίο επιλογής πρωτοκόλλου:
Στο πεδίο αυτό επιλέγουμε αν η αποστολή των emails θα γίνεται με το πρωτόκολλο ssl ή tls. Συνήθως το προεπιλεγμένο πρωτόκολλο είναι το ssl αν παρόλα αυτά δοκιμάσουμε να κάνουμε αποστολή Email και δεν γίνει με επιτυχία τότε θα μπορούμε να δοκιμάσουμε το πρωτόκολλο tls αν όλες οι άλλες παράμετροι είναι σωστές.
Αν επιθυμούμε συγκεκριμένοι χρήστες να στέλνουν με τα δικά τους στοιχεία email τότε μπορούμε από το μενού ? -> IT Stuff -> Διαχείριση χρηστών να επιλέξουμε τον χρήστη και να εισάγουμε τις αντίστοιχες ρυθμίσεις του χρήστη στα αντίστοιχα πεδία που υπάρχουν στην φόρμα.
¶ E-mail Templates
Αφού ορίσουμε τα στοιχεία του email μας στις παραμέτρους πρέπει να δημιουργήσουμε τουλάχιστον ένα email template από το μενού crm → E-Mail templates. Μπορούμε φυσικά να έχουμε παραπάνω από ένα email template και να επιλέγουμε σε κάθε αποστολή email το αντίστοιχο template. Στο παράθυρο που ανοίγει μπορούμε με insert να καταχωρίσουμε ένα καινούργιο template.
- Κωδικός: Κωδικός template
- Περιγραφή: Περιγραφή του template
- Αφορά: Η ενότητα η οποία αφορά το template (Παραστατικά, Συναλλασσόμενοι κτλ).
- Θέμα E-Mail: Το περιεχόμενο του email. Μπορούμε να γράψουμε και κώδικα html.
Μπορούμε επίσης να κάνουμε χρήση των πεδίων λίστας μεταβλητών με drag & drop του ποντικιού.
Επιπλέον υπάρχει η δυνατότητα να φέρουμε και άλλα πεδία από την επιλογή custom sql στην λίστα ενεργειών.
Στο παρακάτω βίντεο εμφανίζεται όλη η διαδικασία στησίματος του email https://youtu.be/sfk8y_IDt1w.
¶ Templates email σειρών
Αν θέλουμε μια σειρά παραστατικού να έχει προεπιλεγμένο template για την αποστολή email τότε μπορούμε από το μενού Παράμετροι -> Σειρές Αρίθμησης -> Σειρές Παραστατικών Πωλήσεων ή Αγορών. να επιλέξουμε την σειρά που θέλουμε και στο πεδίο Επιλογές E-mail να επιλέξουμε το Email Template ή και διαφορετική φόρμα εκτύπωσης για το παραστατικό που αποστέλλεται.
¶ Αποστολή Παραστατικού με Email
Για να αποστείλουμε ένα παραστατικό στο email του συναλλασσομένου θα πρέπει αρχικά να έχει οριστεί το email του στο σχετικό πεδίο στην καρτέλα του.
Εφόσον έχει οριστεί το email του τότε μπορούμε να στείλουμε το παραστατικό πατώντας στο Μενού ενεργειών και Αποστολή Παραστατικού Email.
¶ Μαζική Αποστολή Παραστατικών με email
Αν θέλουμε να αποστείλουμε μαζικά παραστατικά με email τότε από την λίστα παραστατικών μπορούμε να επιλέξουμε τα παραστατικά και με δεξί κλίκ να επιλέξουμε το εκτύπωση επιλεγμένων, στο αναδυόμενο παράθυρο θα επιλέξουμε το κουμπί Email.
