Η καταχώρηση ενός νέου προϊόντος από διαχειριστικό του BEasy γίνεται από το Προϊόντα → Προσθήκη νέου. Στη σελίδα που θα ανοίξει, μπορεί να πραγματοποιηθεί η καταχώρηση, συμπληρώνοντας τα σχετικά πεδία που δίνονται στη φόρμα. Τα υποχρεωτικά πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν ώστε να γίνει δυνατή η επιτυχής καταχώρηση του προϊόντος είναι ακόλουθα, τα οποία στο διαχειριστικό έχουν κόκκινο αστερίσκο:
Το πεδίο Κατηγορία BE δε χρησιμοποιείται σε κάποια λειτουργία του BEasy αλλά είναι απαραίτητο προκειμένου να μπορέσει να πραγματοποιηθεί η δημιουργία του νέου προϊόντος.
Τα πεδία κατηγορία Φ.Π.Α. και Κατηγορία BE στην προσθήκη νέου είδος, λαμβάνουν προκαθορισμένη τιμή αυτόματα με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που δουλεύει και στο BE. Δηλαδή μέσα από το BE από Παράμετροι → Γενικές Παράμετροι → Είδη → Προεπιλ. Φ.Π.Α. και Προεπιλ. Κατηγορίας αντίστοιχα.
Το πεδίο Ονομασία στα Ελληνικά είναι ο τίτλος του κάθε προϊόντος
Το πεδίο Κωδικός χρησιμοποιείται ως το SKU του κάθε προϊόντος
Για να ανεβεί η βασική εικόνα του προϊόντος, πρέπει να πατηθεί το εικονίδιο με το μολύβι. Έπειτα θα ανοίξει σχετικό παράθυρο για να γίνει επιλογή της επιθυμητής εικόνας από την συσκευή. Με την επιλογή της εικόνας θα προστεθεί στην φόρμα. Η αντικατάσταση της φωτογραφίας γίνεται με κλικ στο κουμπάκι με το μολύβι ξανά.
Αντίστοιχα για τις έξτρα εικόνες, κάνοντας κλικ στο κουμπί Προσθήκη έξτρα εικόνων μπορεί να γίνει η επισύναψη των έξτρα φωτογραφιών με παρόμοια διαδικασία. Τόσο για τη βασική εικόνα, όσο και για τις έξτρα εικόνες η μεταφόρτωση του πραγματοποιείται μαζί με τις υπόλοιπες πληροφορίες όταν πατηθεί το κουμπί Αποθήκευση στο κάτω τμήμα της σελίδας.
Το πεδίο Κωδικός 2 δε χρησιμοποιείται στο BEasy εκ προεπιλογής, αλλά δίνεται στην καρτέλα του είδους στο διαχειριστικό καθώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί αν κριθεί απαραίτητο σε κάποια ενέργεια (πχ ως κλειδί αναζήτησης ή ως SKU αντί του Κωδικός Είδους). Ο ορισμός αυτών των ενεργειών για το πεδίο Κωδικός 2 στο BEasy δεν μπορεί να οριστεί μέσω του διαχειριστικού, διότι είναι ενέργεια που υλοποιείται σε επίπεδο κώδικα από τον προγραμματιστή.
Το πεδίο Ονομασία στα Αγγλικά είναι ο τίτλος του κάθε προϊόντος στα Αγγλικά. Όταν η γλώσσα στο ηλεκτρονικό κατάστημα είναι Αγγλικά, τότε αντί για τον ελληνικό τίτλο, θα εμφανιστεί το περιεχόμενο από αυτό το πεδίο. Σε περίπτωση που αυτό το πεδίο είναι κενό και η γλώσσα είναι Αγγλικά, τότε θα εμφανιστεί ο ελληνικός τίτλος.
Το κουμπί Κατηγορίες Eshop αφορά την διαχείριση των κατηγοριών, στις οποίες ανήκει ένα προϊόν και μπορεί να οριστεί μόνο εφόσον το προϊόν έχει καταχωρηθεί. Συνεπώς στην καταχώρηση νέου προϊόντος δεν μπορεί να επιλεχθεί.
Το πεδίο Περιγραφή στα Ελληνικά χρησιμοποιείται ως μια αναλυτική περιγραφή του προϊόντος. Αυτό το πεδίο είναι εμπλουτισμένου κειμένου, που σημαίνει πως είναι δυνατή η μορφοποίηση των κειμένων, η εισαγωγή πινάκων, φωτογραφιών, υπερσυνδέσμων, ενσωματωμένα βίντεο κλπ).
Το πεδίο Περιγραφή στα Αγγλικά, αποτελεί το αντίστοιχο πεδίο για να οριστεί το περιεχόμενο που θα εμφανιστεί όταν έχει γίνει επιλογή αγγλικής γλώσσας στο ηλεκτρονικό κατάστημα για την αναλυτική περιγραφή του προϊόντος. Όταν δεν είναι ορισμένο και η γλώσσα του ηλεκτρονικού καταστήματος είναι ορισμένη στα αγγλικά, χρησιμοποιείται το αντίστοιχο ελληνικό πεδίο
Το checkbox Ενεργοποίηση σύντομων περιγραφών, ενεργοποιεί τη δυνατότητα χρήσης μιας σύντομης περιγραφής έτσι ώστε να παρέχεται ένα σύντομο κείμενο που περιγράφει το τι είναι το προϊόν (κάτι ενδιάμεσο από τον τίτλο του προϊόντος και την αναλυτική περιγραφή του). Αν το πεδίο είναι επιλεγμένο, τότε στα δύο πεδία που θα εμφανιστούν παρακάτω ορίζεται το κείμενο που θα εμφανιστεί στα ελληνικά και στα αγγλικά αντίστοιχα, ανάλογα με την επιλεγμένη γλώσσα. Στο ηλεκτρονικό κατάστημα οι σύντομες περιγραφές εμφανίζονται όπου γίνεται preview του προϊόντος, όπως πχ διάφορα Product Cards. Σε περίπτωση που δεν είναι ενεργοποιημένες οι σύντομες περιγραφές ή δεν έχει οριστεί περιεχόμενο, τότε θα εμφανίζεται ένα τμήμα της αναλυτικής περιγραφής (Περιγραφή στα Ελληνικά ή Περιγραφή στα Αγγλικά).
Το Tab Τιμή περιλαβμάνει τα πεδία που αφορούν τις επιλογές για τις τιμές του είδους.
Το πεδίο Τελική τιμή αφορά την τελική τιμή λιανικής συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. (το Φ.Π.Α. ορίζεται από το σχετικό πεδίο της κατηγορίας Φ.Π.Α.)
Το πεδίο Τιμή αγοράς και το πεδίο Τιμή χονδρικής, δε χρησιμοποιούνται στο BEasy, αλλά είναι διαθέσιμα μόνο για να είναι προσβάσιμη η αντίστοιχη πληροφορία αυτών των πεδίων του BE για ανάγνωση και ενημέρωση. Για να γίνει χρήση τιμών χονδρικής στο BEasy, πρέπει να γίνει χρήση τιμοκαταλόγων από το ΒΕ.
Οι ρυθμίσεις για την προσφορά που ορίζεται για κάποιο προϊόν, τα πεδία που σχετίζονται για αυτή τη διαδικασία είναι:
Τελική τιμή με έκπτωση. Αυτή είναι η τιμή που αντικαθιστά την αρχική τιμή
Το πεδίο Σε προσφορά, ορίζει το αν θα λαμβάνονται υπόψιν οι δοθέντες ρυθμίσεις για προσφορά. Αν δεν είναι ενεργό, τότε θα λαμβάνεται υπ' όψιν η Τελική τιμη .
Το Από ημερομηνία και Έως ημερομηνία ορίζουν το χρονικό διάστημα που θα ισχύει η προσφορά. Εάν η ημερομηνία είναι εκτός του δοθέντος χρονικού διαστήματος, τότε η προσφορά δεν θα λαμβάνεται υπ' όψιν
Παρακάτω δίνεται ο πίνακας αντιστοίχισης των πεδίων του BEasy με τα αντίστοιχα πεδία στο BE
| BEasy | BE |
|---|---|
| Κωδικός | Κωδικός Είδους |
| Ονομασία στα Ελληνικά | Περιγραφή |
| Κατηγορία BE | Κατηγ. Είδους |
| Κατηγορίες Eshop | Το ορισθέν Tagging # είδους στο BE |
| Περιγραφή στα Ελληνικά | Web-eshop → Περιγραφή (web) |
| Τελική τιμή | Τιμή Πώλησης (Λιαν.) |
| Τιμή αγοράς | Εκτιμώμ. Τιμή Αγοράς |
| Τελική τιμή με έκπτωση | Web eshop → Τιμή Προσφοράς Λιαν. |
| Σε προσφορά | Web eshop → Σε προσφορά |
| Από ημερομηνία | Web eshop → Ημ/νια Έναρ. |
| Έως ημερομηνία | Web eshop → Ημ/νια Λήξης |